El módulo de Contratos en Napsix One permite formalizar acuerdos con clientes, ya sea por servicios continuos o compromisos a largo plazo. Ofrece herramientas para redactar, firmar electrónicamente, hacer seguimiento y renovar contratos con facilidad.
Creación de Contratos
Para crear un nuevo contrato, se debe ir a Contratos → Nuevo Contrato. En el formulario, se completan los siguientes campos:
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Asunto: Título descriptivo que identifica el contrato.
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Cliente: Cliente con el cual se celebra el contrato.
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Valor del Contrato: Importe total o periódico (según acuerdo).
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Fecha de Inicio y Fecha de Fin: Determina la vigencia del contrato.
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Contenido: Texto del contrato. Se redacta en un editor HTML enriquecido, permitiendo formato, enlaces, imágenes, etc.
Plantillas de Contrato
Para ahorrar tiempo y estandarizar los contenidos, se pueden utilizar plantillas predefinidas. Estas se gestionan desde la pestaña "Plantillas" cuando se visualiza un contrato. Las plantillas permiten reutilizar formatos y cláusulas comunes, y pueden contener variables dinámicas (como nombre del cliente, valor, fechas, etc.).
Visibilidad para el Cliente
Cada contrato puede configurarse como visible u oculto para el cliente en el portal. Si el contrato está marcado como "Oculto", los contactos del cliente no podrán verlo ni recibirán recordatorios de vencimiento.
Esta opción es útil en contratos internos o acuerdos aún en negociación.
Ciclo de Vida del Contrato
Envío y Firma Electrónica
Los contratos pueden enviarse al cliente directamente desde Napsix One. Desde la versión 2.0 de Perfex CRM, se soporta firma electrónica (E-Signature), lo cual facilita la validación del contrato de forma digital sin requerir soluciones externas.
Recordatorios de Vencimiento
Es posible configurar recordatorios automáticos para que se notifique la proximidad del vencimiento del contrato. Estos recordatorios se envían por correo electrónico a:
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El usuario que creó el contrato
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Los administradores del sistema
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(Opcionalmente) El contacto principal del cliente, si el contrato es visible
La funcionalidad depende del correcto funcionamiento del Cron Job, y se configura desde Configuración → Cron Job → Contratos.
Los contratos expirados se destacan visualmente dentro del listado para facilitar su seguimiento.
Renovación de Contratos
Desde la vista de cualquier contrato, se puede iniciar un proceso de renovación, el cual precarga los datos del contrato actual, permitiendo ajustarlos (fechas, monto, condiciones, etc.). El sistema mantiene un historial de renovaciones para consulta y trazabilidad.