4. Módulo Ventas

4.1 Propuestas     
4.2 Presupuestos    
4.3 Facturas / Órdenes de trabajo (Invoices) 
4.4 Pagos
4.5 Notas de crédito
4.6 Artículos (opcional, si lo usan)

4.1 Propuestas

Las propuestas en Napsix One permiten presentar ofertas comerciales detalladas a clientes potenciales (leads) o actuales. Funcionan como documentos formales para iniciar negociaciones, facilitar decisiones de compra y gestionar acuerdos preliminares antes de la generación de presupuestos, facturas o proyectos.

Creación de una propuesta

Desde el módulo Ventas → Propuestas → Crear propuesta, se inicia el proceso de carga. Los pasos clave incluyen:

• Seleccionar cliente o lead: Al elegir uno, el sistema autocompleta la información de contacto.

• Completar campos principales:

  • Asunto de la propuesta

  • Estado (inicia como Borrador)

  • Fecha de validez (Abierta hasta)

  • Moneda (libre si es para lead; se respeta la moneda base o del cliente en su caso)

  • Opción de permitir comentarios

Edición del contenido

El cuerpo de la propuesta se edita en un entorno enriquecido que permite insertar:

• Texto formateado

• Imágenes, tablas, enlaces y videos de YouTube

• Ítems con cantidad, descripción, precio e impuestos

• Ítems opcionales, que el cliente puede seleccionar o ignorar

Además, el editor incluye:

• Campos combinados (merge fields): para insertar automáticamente datos del cliente, empresa u otros

• Control de visualización: mostrar o no impuestos, cantidades, subtotales

• Plantillas HTML: reutilizables para propuestas frecuentes, cargables desde la pestaña Plantillas

Envío al cliente

Las propuestas pueden enviarse por correo electrónico directamente desde el sistema. Se genera un mensaje con vista previa editable. Es clave incluir el campo {proposal_link}, que permite al cliente abrir la propuesta en su navegador sin iniciar sesión.

Acciones del destinatario

Desde el enlace recibido, el cliente puede:

• Aceptar la propuesta

• Rechazarla, indicando opcionalmente un motivo (configurable)

• Comentar sobre el contenido (si está habilitado)

• Descargar PDF de la propuesta

Cada acción genera notificaciones automáticas al personal asignado y al creador de la propuesta.

Seguimiento y vencimientos

Se puede realizar seguimiento de propuestas en dos vistas:

• Lista: para ver todos los registros con filtros por estado, fecha o agente

• Kanban: para gestionar visualmente por etapa de negociación

Además, se pueden activar recordatorios automáticos al cliente antes de la fecha de vencimiento, si el Cron Job está habilitado.

Conversión

Una propuesta aceptada puede transformarse automáticamente en:

• Factura

• Presupuesto

• Proyecto (ideal para servicios complejos)

Durante la conversión, Napsix One traslada los ítems, montos e información relevante al nuevo documento, evitando retrabajo.

4.2 Presupuestos 

El módulo de Presupuestos en Napsix One permite crear y gestionar propuestas económicas para clientes o leads antes de cerrar un contrato o emitir una factura. Su uso facilita la presentación clara y profesional de costos, productos o servicios, y su posterior aceptación digital.

Creación de un presupuesto

Desde el menú lateral, accedé a Ventas → Presupuestos → Nuevo Presupuesto. Para completarlo es necesario:

• Seleccionar un cliente o lead existente

• Definir la fecha de emisión y la fecha de vencimiento

• Elegir la plantilla de presupuesto si se desea utilizar un formato predefinido

• Cargar los productos o servicios presupuestados, indicando cantidades, precios unitarios, impuestos aplicables y descuentos

• Agregar observaciones personalizadas o términos y condiciones particulares

Estados y flujo de aprobación

Los presupuestos pueden pasar por diferentes estados:

• Borrador

• Enviado

• Vencido

• Rechazado

• Aceptado

 Una vez enviados, los presupuestos pueden ser aceptados digitalmente por el cliente desde un enlace público, lo cual genera una marca de tiempo y guarda un registro de aceptación.

Vista y seguimiento

Los presupuestos pueden visualizarse tanto en formato lista como en formato Kanban, lo cual facilita el seguimiento por estado o prioridad. Esta funcionalidad permite reorganizar presupuestos en base al flujo comercial del equipo de ventas.

Conversión y vínculo con otros módulos

Un presupuesto aceptado puede convertirse automáticamente en:

• Una orden de trabajo/factura

• Un contrato

• Un registro de pago, según el flujo de trabajo establecido

Esto permite mantener trazabilidad de cada proceso, evitando la duplicación de tareas y garantizando la consistencia de la información comercial.

4.3 Facturas

El módulo de facturación de Napsix One permite gestionar de forma integral la emisión, envío, cobro y seguimiento de facturas. Está diseñado para adaptarse tanto a operaciones simples como a procesos más complejos que requieren automatización.

Creación de facturas

Las facturas se pueden generar de diferentes formas:

• Manual: Desde el menú principal, ir a Ventas > Facturas > Crear nueva factura. Se debe seleccionar el cliente, agregar los ítems (pueden ser productos/servicios precargados), aplicar los impuestos correspondientes y definir condiciones de pago y fecha de vencimiento.

• Desde otros documentos: Es posible convertir en factura documentos como:

  • Presupuestos aceptados

  • Propuestas aceptadas

  • Tareas facturables

  • Gastos facturables

  • Proyectos

 

Facturas recurrentes

Para servicios o suscripciones que se cobran periódicamente, Napsix One permite configurar facturas recurrentes. En la configuración se define:

• La frecuencia (mensual, trimestral, anual, etc.)

• El número de ciclos (en versiones posteriores a la 2.0 reemplaza a la "fecha de finalización")

⚠️ Es clave asegurarse de que el Cron Job esté correctamente configurado para que la generación y el envío automático funcionen.

Envío de facturas

Las facturas pueden enviarse por correo electrónico desde el sistema, incluyendo automáticamente el archivo PDF como adjunto.

Gestión de pagos

• Registro manual: Para pagos recibidos por medios como transferencia, efectivo u otros canales offline.

• Pagos online: Si están activadas pasarelas como PayPal o Stripe, el cliente puede pagar desde el portal de cliente o el enlace directo. Estos pagos suelen registrarse automáticamente.

Una vez registrado el pago, el sistema genera un recibo en PDF de forma automática.

Estados de las facturas

A lo largo de su ciclo de vida, las facturas pueden tener los siguientes estados:

• Borrador

• No pagada

• Pagada parcialmente

• Pagada

• Vencida

• Cancelada

Los cambios de estado pueden ocurrir automáticamente (ej. tras registrar un pago) o ser realizados manualmente por el equipo.

Recordatorios de vencimiento

Es posible configurar recordatorios automáticos por email para facturas vencidas desde Configuración > Cron Job > Facturas. También pueden enviarse recordatorios manuales desde cada factura.

Funcionalidades adicionales

• Notas internas: Solo visibles para el personal.

• Archivos adjuntos: Permite incluir documentación relevante.

• Fusión de facturas: Unifica varias facturas pendientes de un mismo cliente en una sola.

• Personalización del PDF: El diseño del documento generado puede adaptarse desde la configuración.

 

4.4 Pagos

El módulo de Pagos permite registrar y consultar los pagos realizados por los clientes, ya sea de forma manual o a través de pasarelas integradas. Es una pieza clave en el seguimiento financiero y en el control del estado de las facturas.

Registro de pagos

• Pago manual:
  Cuando un cliente realiza un pago por fuera del sistema (transferencia, efectivo, cheque, etc.), se debe registrar de forma manual. Para hacerlo:

1. Ingresar a la factura correspondiente.

2. Hacer clic en el botón "+ Pago".

3. Completar el formulario con el modo de pago, importe y fecha.

Pago online (automático):
Si hay pasarelas de pago integradas (por ejemplo, PayPal o Stripe), los pagos realizados por el cliente desde el portal o el enlace de la factura se registran automáticamente una vez que la transacción es confirmada.

Múltiples monedas

El sistema soporta pagos en diferentes monedas, siempre que estas estén habilitadas previamente desde la configuración general. Esto es útil para negocios con operaciones internacionales o clientes en el extranjero.

Recibo PDF

Por cada pago registrado, Napsix One genera automáticamente un recibo en formato PDF, el cual puede:

• Consultarse desde el panel del sistema

• Enviarse por correo al cliente como comprobante

Vista del módulo

Desde el menú lateral Ventas > Pagos, se accede al listado general de pagos. En esta vista se puede filtrar por número de pago, número de factura, cliente, modo de pago, fecha o importe.
Cuando aún no se han registrado pagos, se muestra el mensaje "No se encontraron entradas", como se observa en la siguiente captura:

 

4.5 Notas de crédito

El módulo de Notas de crédito permite emitir documentos financieros que anulan total o parcialmente una factura previamente emitida. Es una funcionalidad clave para gestionar devoluciones, descuentos posteriores o correcciones contables.

¿Cuándo usar una nota de crédito?

• Para reembolsar un importe cobrado en exceso.

• Para anular una factura emitida por error.

• Para ajustar el monto de una factura ya generada (por descuentos no aplicados, errores de precio, etc.).

Crear una nota de crédito

Para emitir una nota de crédito, ir al menú Ventas > Notas de crédito y hacer clic en "Nueva nota de crédito". El formulario incluye los siguientes campos:

• Cliente: Seleccionar el cliente relacionado con la factura original.

• Moneda: Se puede emitir en la misma moneda que la factura o en otra, si está configurada.

• Fecha de la nota de crédito: Por defecto toma la fecha actual, pero puede modificarse.

• Número de nota de crédito: Se genera automáticamente con el prefijo “CN-”.

• Referencia / Nota del comercial: Campos opcionales para observaciones internas o referencias externas.

Detalle del documento

• Artículos: Se pueden añadir ítems con descripción corta y larga, cantidad, precio, tipo de impuesto y descuentos.

• Visualización de cantidad: Puede mostrarse como unidades, horas o cantidad/horas (útil para servicios).

• Totales: Incluye desglose de subtotal, descuentos, ajustes y el total a pagar (negativo).

Funciones adicionales

• Notas para el cliente: Campo para dejar un mensaje visible en el PDF final.

• Guardar o guardar y enviar: Se puede guardar como borrador o enviarla directamente al cliente por correo electrónico.

• PDF Personalizado: La nota de crédito puede descargarse o enviarse en formato PDF, respetando el diseño definido desde el módulo de plantillas PDF.

Vista del formulario

A continuación, una captura del formulario de creación de notas de crédito:

 

4.6 Artículos

El módulo de Artículos en Napsix One permite gestionar productos o servicios que se reutilizan frecuentemente en la generación de propuestas, presupuestos, facturas y notas de crédito. Esta funcionalidad no implica gestión de inventario, pero sí ayuda a estandarizar la información comercial y contable.

Acceso:

Ventas > Artículos

Desde allí se puede:

• Visualizar y buscar artículos existentes

• Exportar el listado

• Importar artículos de forma masiva

• Crear nuevos artículos con el botón “+ Nuevo artículo”

Crear un artículo

Al hacer clic en “+ Nuevo artículo”, se abre un formulario como el que se muestra en la imagen. Los campos principales son:

• Descripción: Nombre corto del ítem (obligatorio).

• Descripción larga: Detalle más extenso y explicativo (opcional).

• Importe: Precio base en la moneda predeterminada del sistema (obligatorio).

• Impuesto 1 / Impuesto 2: Selección de tasas de impuestos aplicables (configurables desde Ajustes).

• Unidad: Medida aplicable al artículo (unidad, horas, servicios, etc.).

• Grupo del artículo: Categoría o grupo que organiza artículos similares, útil para reportes y filtros.

📎 Nota: No existen campos para definir el tipo (producto o servicio) ni el estado activo/inactivo desde esta vista.

 Usos en otros módulos

Una vez creados, los artículos pueden ser seleccionados rápidamente al crear propuestas, presupuestos, facturas o notas de crédito. Esto evita errores manuales y asegura coherencia en los precios y descripciones.

Consideraciones

• Los artículos pueden editarse en cualquier momento, pero no eliminarse si ya fueron utilizados.

• El campo “Grupo del artículo” se configura desde Ajustes > Artículos, permitiendo una categorización más clara.

• El sistema permite configurar hasta dos impuestos por ítem, si fuera necesario.